Administrasi Perkantoran :
Salah satu kompetensi dasar kejuruan yang harus dikuasai oleh peserta
didik pada program studi keahlian Administrasi adalah “Memahami Prinsip-prinsip Penyelenggaraan
Administrasi Perkantoran”. Kompetensi ini memiliki 5 (lima) Kompetensi Dasar
yaitu :
1.
Mendeskripsikan Administrasi Perkantoran
2.
Mendeskripsikan fungsi pekerjaan kantor
3.
Mengidentifikasi pekerjaan kantor
4.
Mengidentifikasi sarana dan prasarana administrasi
perkantoran
5.
Mengidentifikasi persyaratan personil administrasi perkantoran
Dalam modul ini dibahas semua materi tentang dasar-dasar administrasi
perkantoran. Karenanya dari penyusun mengharapkan dengan adanya modul ini peserta didik memahami prinsip dasar
penyelenggaraan administrasi perkantoran sebagai bekal awal peserta didik dalam
mempelajari standar kompetensi yang lain di Program Studi Keahlian Administrasi.
Dalam modul ini akan dipelajari tentang apa yang di maksud dengan
administrasi perkantoran, pekerjaan kantor, sarana-prasarana administrasi
perkantoran serta persayaratan personil administrasi perkantoran.
I.
MENDESKRIPSIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
v
Tentang Administrasi
A. Pengertian
Administrasi :
Secara
etimologi, administrasi berasal dari bahasa latin yaitu Ad, dan Ministrare. Ad artinya intensif,
Ministrare artinya melayani, membantu, memenuhi.
Dalam
bhs Inggris “administration” artinya
Tata Usaha.
Pengertian
administrasi dalam arti sempit
:
Kegiatan
penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan tujuan
menyediakan keterangan bagi pihak yang membutuhkan serta memudahkan memperoleh
kembali informasi secara keseluruhan dalam hubungan satu sama lain.
Pengertian
administrasi dalam arti luas
:
Kegiatan
kerjasama yang dilakukan oleh dua orang
atau lebih berdasarkan pembagian kerja yang telah ditentukan dalam struktur
organisasi dengan mendayagunakan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan
secara efektif dan efisien.
B. Unsur-unsur
Administrasi
1.
Pengorganisasian
Merupakan
rangkaian perbuatan menyusun suatu kerangka organisasi yang menjadi wadah atau
tempat bagi setiap kegiatan dalam usaha kerjasama mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.
2.
Manajemen
Merupakan
rangkaian perbuatan menggerakkan karyawan dan mengerahkan segenap fasilitas
kerja agar tujuan kerjasama yang telah ditetapkan benar-benar tercapai.
3.
Tata
Hubungan
Merupakan
rangkaian perbuatan menyampaikan warta atau berita dari satu pihak kepada pihak
lain dalam usaha kerjasama.
4.
Kepegawaian
Merupakan
rangkaian perbuatan mengatur dan mengurus tenaga kerja yang diperlukan dalam
usaha kerjasama.
5.
Keuangan
Merupakan
rangkaian perbuatan mengelola segi-segi pembelanjaan dalam usaha kerjasama.
6.
Perbekalan
Merupakan
rangkaian perbuatan mengadakan, mengatur pemakaian, mendaftar, memelihara,
sampai menyingkirkan segenap perlengkapan yang sudah tidak diperlukan dalam
usaha kerjasama.
7.
Tata
usaha
Merupakan
rangkaian perbuatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan
menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam usaha kerjasama.
8.
Perwakilan
/humas
Merupakan
rangkaian perbuatan menciptakan hubungan baik dan berusaha memperoleh dukungan
dari masyarakat sekitar terhadap usaha kerjasama yang dilakukan.
C. Fungsi
Administrasi
1.
Fungsi
Rutin
Yaitu
fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan
penggandaan.
2.
Fungsi
Teknis
Yaitu
fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat, keputusan, dan keterampilan
perkantoran yang memadai.
3.
Fungsi
Analis
Yaitu
fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif disertai
kemampuan mengambil keputusan.
4.
Fungsi
Interpersonal
Yaitu
fungsi administrasi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar
pengambilan keputusan serta ketrampilan yang berhubungan dengan orang lain.
5.
Fungsi
Manajerial
Yaitu
fungsi administarasi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian,
pengukuran, dan pemotivasian.
v Tentang
Kantor
A. Pengertian
Kantor
Menurut
Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), kantor adalah balai (gedung, rumah, ruang)
tempat mengurus suatu pekerjaan/ Tempat bekerja.
Kantor
adalah wadah atau tempat untuk sekelompok orang melakukan kegiatan tata usaha.
B. Tujuan
Kantor
Adalah
memberikan pelayanan komunikasi dan perekaman.
C. Fungsi
Kantor
1.
Menerima
informasi
Kantor
berfungsi untuk menerima berbagai bentuk informasi, seperti surat, panggilan telepon, pesanan, faktur, dan
laporan tentang berbagai kegiatan bisnis.
2.
Merekam
informasi
Kantor
berfungsi untuk merekam informasi agar informasi dapat segera disiapkan apabila
manajemen memintanya. Rekaman (record) informasi disimpan untuk kepentingan
hukum/ alat bukti dan juga untuk memenuhi kebutuhan manajemen dalam perencanaan
dan pengendalian perusahaan.
3.
Mengatur
informasi
Kantor
mengatur berbagai bentuk informasi dengan sistematis agar informasi tersebut
dapat dimanfaatkan oleh pihak yang membutuhkan dengan maksimal. Misalnya :
laporan kegiatan promosi perusahaan yang menyajikan informasi secara lengkap dan jelas.
4.
Memberi
informasi
Kantor
berfungsi untuk memberi informasi kepada pihak yang membutuhkan. Apabila pihak
manajemen membutuhkan informasi, kantor memberikan informasi tersebut
berdasarkan data yang diterima, dihimpun, diatur, dan disimpan.
5.
Melindungi
asset/ harta
Kantor
juga berfungsi untuk melindungi aset atau harta (informasi atau data), baik
tempat penyimpanannya, maupun isi dari informasi atau data tersebut sehingga tidak jatuh kepada pihak yang tidak
bertanggungjawab.
D. Pengertian
Administrasi Kantor
Administrasi
perkantoran dalam kepustakaan luar negeri disebut office management (manajemen kantor).
Pengertian
manajemen kantor (office management) menurut beberapa ahli :
1.
William
Spriegel dan Ernest Davies
Manajemen
kantor adalah pengarahan menyeluruh terhadap kegiatan-kegiatan seperti transportasi, manufacturing, pergudangan dan
penjualan.
2.
George
R. Terry
Manajemen
kantor adalah perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengawasan
pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.
3.
Arthur
Granger
Manajemen
kantor adalah fungsi dari tata penyelenggaraan pelayanan komunikasi dan
perekaman dan perekaman dari suatu organisasi.
4.
William
Leffingwell dan Edwin Robinson
Manajemen
kantor merupakan fungsi, yang merupakan cabang dari seni dan ilmu manajemen
yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien, kapan pun,
dan di mana pun pekerjaan itu dilakukan.
E. Ruang
Lingkup Administrasi Perkantoran
Ruang
lingkup admiistrasi perkantoran mencakup kegiatan kantor dan sarana fasilitas
kerja perkantoran.
1. Kegiatan
Kantor
Kegiatan
pekerjaaan kantor pada umumnya terdiri dari kegiatan yang berhubungan dengan
kegiatan sebagai berikut :
a. Perencanaan Perkantoran (Office Planning)
Adalah
proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan cara meninjau kembali
faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor.
Perencanaan perkantoran meliputi :
1.
perencanaan
gedung
2.
tata
ruang kantor
3.
penerangan
4.
ventilasi
5.
perlengkapan
peralatan dan perabotan kantor
6.
metode-metode
dan standarisasi pekerjaan kantor
7.
anggaran
(budgeting) perkantoran
8.
standar
kualitas kerja
9.
sistem
informasi dan telekomunikasi
b.
Pengorganisasian
Perkantoran (Office Organizing)
Adalah
pengaturan berbagai macam fungsi organisasi dengan pelaksana yang melaksanakan
fungsi-fungsi organisasi tersebut, meliputi :
1.
pembagian
tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi
2.
pemeliharaan
hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun bawahan
3.
penyediaan
peralatan/ perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk
memudahkan karyawan dalam melakuan pekerjaan.
c. Pengarahan Perkantoran (Office Actuating)
Adalah
suatu kegiatan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara
maksimal sesuai dengan target dan sasaran yang telah ditentukan serta untuk
menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan dinamis.
Pengarahan perkantoran meliputi :
1.
penggunaan
teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan
2.
penggunaan
teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan
3.
pemberian
bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah
4.
penyatuan
visi dan misi karyawan dan organisasi
5.
perancangan
cara komuniikasi yang efektif dengan karyawan
6.
penggunaan
tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan
d.
Pengawasan
Perkantoran (Office Controlling)
Adalah
kegiatan memastikan bahwa sasaran dan
hal yang telah direncanakan berjalan sesuai dengan harapan atau target.
Objek pengawasan perkantoran
meliputi :
1.
penggunaan
peralatan dan perabot kantor
2.
metode-metode
dan standarisasi pekerjaan kantor
3.
kualitas
pekerjaan kantor
4.
waktu
5.
biaya
perkantoran
2. Sarana
dan Fasilitas Kerja Perkantoran, meliputi :
a. Lokasi
Kantor
Faktor-faktor
yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor, adalah
1. faktor keamanan
2. faktor lingkungan
3. faktor harga
b. Gedung
Faktor
yang perlu diperhatikan dalam menentukan gedung, antara lain :
1. gedung menjamin keamanan dan
kesehatan karyawan
2. gedung memiliki fasilitas yang
memadai
3. harga gedung yang kompetitif
(seimbang dengan biaya dan keuntungan)
c. Peralatan
Peralatan
digolongkan dalam 2 kelompok, yaitu :
1.
Perabotan
kantor (office furniture)
Perabotan
kantor khusus untuk menampung pekerjaan kantor yang bersifat administratif,
seperti meja, kursi, rak, laci-laci, baik terbuat dari kayu maupun besi..
2.
Perbekalan
kantor (office supplies)
Contoh
: kertas, pena, tinta printer, penghapus dan peralatan habis pakai lainnya.
d. Interior
Adalah
tatanan perabot/ perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang
kantor, seperti penerangan, ventilasi, plafon, jendela dan hiasan kantor.
e. Mesin-mesin
Kantor
Dalam
perencanaan kegiatan kantor harus pula dirumuskan perencanaan mesin-mesin
kantor yang akan digunakan, disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja,
dan kebutuhan kantor.
II.
MENDESKRIPSIKAN FUNGSI PEKERJAAN
KANTOR DALAM ORGANISASI
A. Pengertian
Organisasi
Istilah organisasi berasal dari bahasa Yunani yaitu Organon, atau dalam bahasa Latin, Organum yang artinya alat, bagian, anggota, atau badan.
Menurut
Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), organisasi adalah :
1.
Kesatuan
(susunan) yang terdiri atas bagian-bagian (orang) dalam perkumpulan untuk
mencapai tujuan tertentu
2.
Kelompok
kerjasama antara orang-orang yang diadakan untuk mencapai tujuan bersama.
Ciri-ciri organisasi :
1.
Terdapat
sekelompok orang (dua orang atau lebih)
2.
Ada
kerjasama
3.
Ada
tujuan bersama
B. Prinsip-prinsip
Organisasi :
1.
Prinsip
Perumusan Tujuan
Tujuan
organisasi harus jelas karena akan menentukan kegiatan-kegiatan yang harus
dilakukan oleh organisasi tersebut.
2.
Prinsip
Pembagian Kerja
Organisasi
harus melakukan pembagian tugas untuk menghindari kemungkinan terjadinya
tumpang tindih pekerjaan dan penumpukan pekerjaan pada suatu unit kerja.
3.
Prinsip
Pendelegasian Kekuasaan /Wewenang
Dalam
menjalankan kegiatan, suatu unit harus diberi kekuasaan/ wewenang untuk
melaksanakan tugasnya agar dapat dimintai pertanggungjawaban.
4.
Prinsip
Tingkat Pengawasan
Berjalannya
sebuah organisasi dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan harus dipastikan
selalu menjalankan sistem pengawasan, agar tercapai tujuannya.
5.
Prinsip
Rentang Manajemen
Dalam
sebuah organisasi perlu diperhatikan efektivitas dan efisiensi seorang pemimpin
dapat membawahi berapa jumlah orang yang dipimpinnya sehingga pemimpin dapat
melakukan kepemimpinannya secara efektif dan efisien serta dapat melakukan
pengawasan yang optimal.
6.
Prinsip
Kesatuan Perintah
Dalam
sebuah organisasi, seorang bawahan biasanya mempunyai seorang atasan, menerima
perintah dari atasan dan memberikan pertanggungjawaban atas pelaksanaan
tugasnya.
7.
Prinsip
Koordinasi
Adalah
usaha mengarahkan kegiatan seluruh unit-unit organisasi agar tertuju pada
pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan.
C. Bentuk-bentuk
Organisasi :
1. Organisasi
Garis / Lini
Pada
bentuk organisasi lini/ garis, lalu lintas wewenang dan tangggungjawab berjalan
secara lurus dan vertical melalui saluran tunggal sehingga bentuk struktur
organisasinya lebih sederhana.
Kelebihan bentuk organisasi Garis/
lini , antara lain :
a.
kesatuan
perintah lebih terjamin karena pimpinan berada pada satu tangan
b.
proses
pengambilan keputusan dapat berjalan lebih cepat
c.
rasa
kesetiakawanan antar karyawan lebih tinggi karena lebih saling kenal
Kekurangan
bentuk
organisasi lini/ garis, antara lain :
a.
seluruh
organisasi sangat bergantung pada satu orang sehingga jika pimpinan tersebut
tidak mampu maka akan terancam jatuh
b.
biasanya
pimpinan akan lebih cenderung bersifat otoriter
c.
karyawan
akan lebih sulit untuk berkembang
2. Organisasi
Garis dan Staf
Pada
bentuk ini, unit-unit organisasi disusun menurut garis lurus , tetapi pada unit
pimpinan ditambah tenaga staf sebagai tenaga ahli perorangan atau suatu unit
khusus yang bertugas memberikan bantuan-bantuan keahlian kepada pimpinan
organisasi.
Kelebihan bentuk organisasi garis dan staf, antara lain :
a. memudahkan untuk pengambilan
keputusan yang tepat karena adanya staf ahli
b. cocok digunakan untuk organisasi
besar yang memiliki tugas dan tujuan yang luas
c. lebih mudah untuk menerapkan “ the right man on the right place”
Kekurangan dari bentuk organisasi garis dan
staf, antara lain :
a.
kesetiakawanan
antar karyawan sulit dibina karena luasnya organisasi dan jumlah karyawannya
banyak sehingga tidak saling mengenal
b.
koordinasi
sulit dilakukkan karena kompleksnya susunan organisasi
3. Organisasi
Fungsional
Pada
organisasi fungsional, seorang pimpinan tidak memiliki bawahan yang jelas karena
setiap pimpinan berwenang untuk memberikan perintah kepada bawahan jika ada
hubungannya dengan fungsi pimpinan tersebut.
Kelebihan bentuk organisasi fungsional,
antara lain :
a.
pembagian
tugas-tugas menjadi lebih jelas
b.
spesialisasi
karyawan dapat lebih dikembangkan
c.
spesialisasi
karyawan dapat dimanfaatkan lebih maksimal, karena masing-masing fungsi
dipegang oleh orang yang ahli di bidangnya.
Kekurangan
bentuk
organisasi garis dan staf, antara lain :
a.
sulit
untuk melakukan tour of duty (perputaran pekerjaan) karena para karyawan telah
terspesialisasi
b.
karyawan
sulit bekerja sama dan lebih mementingkan spesialisasinya sehingga sulit
melakukan koordinasi
c.
tidak
ada kesatuan perintah karena karyawan dapat menerima perintah dari beberapa
atasan yang sama-sama memiliki kekuasaan.
D. Pengertian
Pekerjaan Kantor
Umumnya,
pekerjaan kantor disebut juga clerical
work (pekerjaan tulis) atau paper
work (pekerjaan kertas). Di Indonesia pekerjaan kantor sering disebut
dengan pekerjaan tata usaha atau administrasi.
Berikut
beberapa pengertian pekerjaan kantor menurut beberapa ahli :
1.
George
R. Terry :
Pekerjaan
perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan
warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan
banyak hal dengan cepat, guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan
pengawasan pimpinan.
2.
William
Leffingwell dan Edwin Robinson :
Pekerjaan
kantor berkenaan dengan warkat-warkat dari badan usaha, pembuatan
warkat-warkat, dan pemeliharaannya untuk digunakan mencari keterangan di
kemudian hari.
3.
Geoffrey
Mills dan Oliver Standingford :
Pekerjaan
kantor menekankan pada fungsi kantor, yaitu menyediakan suatu pelayanan
mengenai komunikasi dan warkat, antara lain menerima, mencatat, mengolah,
memberikan keterangan dan melindungi harta kekayaan.
Kesimpulan
:
Pekerjaan
kantor adalah pekerjaan penunjang tugas utama /pokok, yang berkaitan dengan
pekerjaan dibidang tulis-menulis, catat mencatat yang berhubungan dengan
pekerjaan kertas, maupun pelayanan.
Dengan
kata lain, pekerjaan kantor berkaitan dengan kegiatan tata usaha yang dilakukan
di setiap organisasi/ perusahaan mulai dari pucuk pimpinan tertinggi sampai
tingkatan terendah.
E. Fungsi
Pekerjaan Kantor
Fungsi
pekerjaan kantor dalam organisasi, antara lain :
1.
Memberikan
pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan organisasi.
2.
Menyediakan
informasi/ keterangan bagi pimpinan organisasi untuk membuat keputusan.
3.
Membantu
kelancaran perkembangan organisasi secara keseluruhan.
III.
MENGIDENTIFIKASI PEKERJAAN KANTOR
A. Jenis-jenis
Pekerjaan Kantor
Jenis-jenis
pekerjaan kantor, antara lain :
1.
Menghimpun
Yaitu
kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala informasi yang belum ada
atau informasi yang masih berserakan dimana-mana sehingga siap digunakan saat
diperlukan.
Contoh
: mengumpulkan data, mencari informasi, membuat kliping dll.
2.
Mencatat
Merupakan
kegiatan tulis-menulis mengenai data-data yang diperlukan sehingga berwujud
tulisan yang mempunyai arti, dapat dikirim dan disimpan.
Contoh
: membuat surat, membuat notula, mencatat kegiatan, dll.
3.
Mengolah
Merupakan
berbagai macam kegiatan untuk mengerjakan data dan informasi agar dapat tersaji
dalam bentuk laporan yang lebih berguna.
Contoh
: membuat rekapitulasi data, membuat laporan tertulis, membuat laporan
keuangan.
4.
Menggandakan
Merupakan
kegiatan memperbanyak informasi dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah
yang diperlukan.
Contoh
: memfotokopi surat, mencetak informasi, dll
5.
Mengirim
Yaitu
kegiatan menyampaikan informasi dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak
kapada pihak lain.
Contoh
: mengirim e-mail, faksimili, surat
6.
Menyimpan
Yaitu
kegiatan meletakkan informasi dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu
yang aman.
Contoh
: menyimpan surat/ arsip, menyimpan data/ informasi ke komputer, menyusun buku
di perpustakaan
7.
Melakuan
Komunikasi
Yaitu
kegiatan melakkuan pengiriman ide/ gagasan kepada pihak lain baik langsung
ataupun menggunakan media dan mendapat respon dari penerima pesan.
Contoh
: corespondence, telepon, teleconference, chatting
8.
Menghitung
Kegiatan
melakukan penetapan data yang berkaitan dengan angka.
Contoh
: menghitung hasil penjualan, menghitung data keuangan
9.
Pekerjaan
lainnya
Yaitu
pekerjaan-pekerjaan kantor lain yang mendukung tugas utama perusahaan.
Contoh
: pelayanan tamu, kurir, cleaning service
Berdasarkan
hasil penelitian G.R Terry terhadap perusahaan-perusahaan di AS, persentase
pekerjaan-pekerjaan kantor untuk menunjang tugas utama perusahaan adalah
sebagai berikut :
a.
Typing
(mengetik) =
24,6%
b.
Calculating
(menghitung) =
19,5%
c.
Checking
(memeriksa) =
12,3%
d.
Filling
(menyimpan) =
10,2%
e.
Telephoning
(menelepon) = 8,8%
f.
Duplicating
(menggandakan) = 6,4%
g.
Mailing
(persuratan) = 5,5%
h.
Other
(lain-lain) =
12,5%
Total = 100%
B. Ciri-ciri
Pekerjaan Kantor :
1.
Bersifat
pelayanan
Pekerjaan
kantor bersifat pelayanan karena berfungsi membantu pekerjaan lain (pekerjaan
utama/ pokok) agar pekerjaan tersebut dapat berjalan dengan efektif dan
efisien. Pekerjaan kantor tidak langsung mendatangkan keuntungan atau laba bagi
perusahaan, tetapi sangat membantu menunjang keberhasilan perusahaan dalam
mencapai keuntungan terbaik.
Contoh
:
Tugas
utama sekolah adalah memberikan pendidikan dan pengajaran kepada siswa sesuai
dengan tingkatan siswa. Tugas utama guru adalah mengajar dan mendidik siswa.
Tetapi dalam menjalankan tugasnya guru memerlukan bantuan dari pekerjaan
ketatausahaan, seperti mencatat kemajuan belajar siswa, menyiapkan rapot, dll.
2.
Bersifat
terbuka dan luas
Artinya
pekerjaan kantor dapat dilakukan di mana saja dalam suatu organisasi, tidak
terbatas di kantor saja tetapi dapat pula dilakukan di luar kantor sekalipun.
3.
Dilaksanakan
oleh semua pihak dalam organisasi
Artinya
pekerjaan kantor dapat dilakukan oleh siapa saja, mulai dari pimpinan yang
paling tinggi sampai karyawan yang paling bawah sekalipun.
Contoh
:
Seorang
manajer, tugasnya adalah menggerakkan karyawan untuk bekerja sebaik mungkin,
namun manajer juga melakukan pekerjaan kantor untuk membantu tugasnya dalam
me-manage bawahannya, seperti menyimpan dokumen sendiri, melakukan panggilan
telepon sendiri kepada relasi, dll.
C. Hasil
Jasa atau Produk Pekerjaan Kantor
1.
Surat
Yaitu
media komunikasi tertulis yang berisi buah pikiran atau informasi yang
disampaikan kepada pihak lain untuk mendapatkan tanggapan.
2.
Laporan
Laporan
adalah suatu bentuk penyampaian informasi, data, atau berita baik secara lisan
maupun tertulis. Laporan merupakan produk pekerjaan kantor, karena di dalamnya
terdapat kegiatan pencatatan, pengumpulan, pemeriksaan, pengetikan, dan pengolahan
data.
a.
Fungsi
laporan :
1.
sebagai
bahan pertanggungjawaban
2.
sebagai
alat untuk menyampaikan informasi
3.
sebagai
alat pengawasan
4.
sebagai
bahan penilaian
5.
sebagai
bahan pengambilan keputusan
b.
Hal-hal
yang perlu diperhatikan dalam membuat laporan:
1.
laporan
yang dibuat harus jelas dan cermat
2.
harus
mengandung kebenaran dan objektivitas
3.
laporan
harus lengkap
4.
laporan
harus tegas dan konsisten
5.
laporan
harus langsung mengenai sasaran
6.
harus
disampaikan kepada orang dan alamat yang tepat
7.
laporan
sebaiknya disertai saran-saran
8.
harus
dibuat tepat waktu
c.
Jenis-jenis
laporan :
1.
Laporan
berdasarkan waktu
2.
Lporan
berdasarkan bentuk
3.
Laporan
berdasarkan penyampaian
4.
Laporan
berdasarkan sifat
5.
Laporan
berdasarkan isinya
d.
Langkah-langkah
membuat laporan (baca dimateri komunikasi)
3.
Formulir
Adalah
lembaran kartu aatau kertas dengan ukuran tertentu yang didalmnya terdapat data
atau informasi yang bersifat tetap, dan ada beberapa bagian lain yang akan
diisi dengan informasi yang tidak tetap.
a.
Keuntungan
membuat formulir :
1. Menghemat waktu, tenaga dalam hal
penulisan serta hemat dalam penggunaan kertas
2. Memudahkan dalam penyimpanan dan
pencatatan
3. Mdanya keseragaman sehingga
mengurangi terjadinya penyimpangan
b.
Fungsi
formulir :
1. Mencari suatu keterangan tertentu
2. Menghimpun data yang sama
3. Menyampaikan informasi yang sama
kepada beberapa bagian yang berbeda
4. Sebagai bukti fisik
5. Sebagai dasar petunjuk untuk
bekerja
c.
Hal-hal
yang perlu diperhatikan dalam membuat formulir :
1. Setiap formulir yang dibuat
haruis mempunyai kegunaan yang jelas
2. perhatikan efektivitas dan
efisiensi formulir, karena tidak semua informasi harus dibuatkan formulir
3. Ada standarisasi dalam pembuatan
formulir
4. Informasi dibuat secara tersusun
dengan rapi, logis dan praktis
5. Formulir dibuat secara sederhana
6. Untuk bagian yang akan diisi
informasi, perlu disediakan ruang kososng yang cukjup
7. Harus ada judul nama formulir
8. Menggunakan ukuran tertentu
sesuai kebutuihan
9. Cantumkan nama organisasi untuk formulir ke luar kantor
10. Perancangan desain formulir harus
dilakukan dengan sebaik mungkin dan direncanakan secara matang.
4.
Berbagai
macam dokumen tertulis
Selain
formulir, masih banyak catatan tertulis/ dokumen lain yang merupakan hasil
kegiatan pekerjaan kantor. Contoh : tabel, peta, grafik, gambar, buku, atau
paper.
Di
samping itu terdapat pula produk atau hasil dari pekerjaan kantor lainnya yang
tidak kalah penting yaitu Jasa. Contoh : kegiatan melayani tamu, memberikan
informasi secara langsung.
5.
Arsip
Asrip
merupakan prosuk dari kegiatan penyimpanan. Arsip merupakan data atau catatan
berupa tulisan baik tercetak atau tereka berupa informasi yang telah terjadi
atau berkaitan dengan masa lalu yang disimpan menurut suatu cara tertentu
sehingga sewaktu-waktu dibutuhkan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan
tepat.
IV.
MENGIDENTIFIKASI SARANA DAN
PRASARANA ADMINISTRASI PERKANTORAN
A. Jenis-jenis Sarana dan Prasarana Kantor
Sarana adalah
segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau
tujuan. Sedangkan prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang
utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek). Dengan
istilah lebih mudahnya sarana lebih ditujukan kepada benda-benda yang bergerak
seperti komputer, mesin dll sedangkan prasara merupakan benda yang tidak
bergerak misalnya seperti tanah, gedung, ruangan dll.
a
Peralatan/perlengkapan
kantor (Office Supplies)
Peralatan/perlengkapan
kantor adalah alat atau bahan yang digunkana untuk membantu pelaksanaan
pekerjaan kantor, sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesai
lebih cepat, lebih tepat dan lebih baik. Peralatan/perlengkapan kantor
dibedakan menjadi 2 (dua), yaitu:
1.)
Peralatan perlengkapan kantor dilihat dari bentuknya
a)
Peralatan kantor berbentuk lembaran (berbagai jenis
kertas, map, amplop dlll)
b)
Peralatan/perlengkapan berbentuk non lembaran (stapler,
perforator, binder clip, sandaran buku, bantalan stempel, ordner, gunting,
pemotong kertas dll.
c)
Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk buku
(1)
Buku catatan (block note) yaitu buku untuk menulis
catatan harian staf kantor
(2)
Buku pedoman organisasi, yaitu buku panduan tentang
informasi yang berkaitan dengan organisasi, mulai dari sejarah, produk dan
jasa, hingga prosedur kerja.
(3)
Buku alamat relasi yaitu buku yang berisi tentang
daftar alamat dari berbagai macam organisasi lain/relasi yang khususnya sering
melakukan kerja sama.
(4)
Buku telepon yaitu buku yang berisi daftar pelnggan
telepon.
(5)
Kamus (kamus bahasa Indonesia dan asing)
(6)
Peta kota-kota besar
(7)
Buku tahunan yaitu buku yang berisi tentang informasi
perkembangan/ kemajuan perushaan selama setahun terakhir
(8)
Buku tamu yaitu buku yang digunakan untuk mencatat tamu
yang datang ke perusahaan
(9)
Buku agenda yaitu buku untuk mencatat surat yang masuk
dan keluar
(10)
Buku catatan keuangan
(11)
Buku obyek pariwisata (brosur/pamflet)
2.)
Peralatan/perlengkapan kantor dilihat dari penggunaannya
a)
Barang habis pakai
Barang habis
pakai adalah barang yang penggunaanya hanya satu/beberapa kali pakai atau tidak
tahan lama. Contoh: kertas, tinta, karbon, staples, pulpen, pensil dll.
b)
Barang tidak habis pakai
Barang tidak
habis pakai adalah barang/benda kantor yang penggunaannya tahan lama contoh:
stapler, perforator, cutter dan gunting.
b
Mesin-mesin
kantor (Office Mechine)
Mesin-mesin
kantor (office mechine) adalah alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat,
mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara
mekanik, elektrik dan magnetik. Contoh: komputer, laptop, LCD (Liquid Crystal
Display), mesin tik, mesin fotokopi, mesin penghancur kertas (paper shredder),
mesin pengganda dokumen, scanner, mesin absensi, kalkulator.
c
Mesin
Komunikasi Kantor
Mesin
komunikasi kantor adalah sarana kantor yang digunakan untuk melakukan
komunikasi, baik di lingkungan organisasi sendiri maupun ke luar organisasi.
Contoh: telepon, interkom, faksimili dan telepon wireles.
d
Perabot
Kantor (Office Furniture)
Perabot kantor
adalah benda-benda kantor yang terbuat dari kayu atau besi untuk membantu
pelaksanaan tugas pekerjaan kantor. Contoh: Meja, kursi, sofa (meja dan kursi
untuk tamu) rak buku, lemari, filing cabinet, papan tulis, brangkas/cash box,
tempat majalah/koran meja resepsionis.
e
Interior
kantor (Office Arrangement)
Ineteriuor
kantor adalah benda-benda kantor yang digunakan untuk menambah suasana jadi
menyenangkan sehingga memberi semnagat dan kenyamanan dalam menyelesaikan
pekerjaan. Contoh: gambar-gambar, patung, lukisan bendera, vas bunga jam
dinding dll.
f. Tata Ruang Kantor (Office Lay Out)
1) Tata ruang kantor adalah pengaturan
ruangan kantor serta penyusunan alat-alat dan perabotan kantor sesuai dengan
luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia sehingga memberikan kepuasan dan
kenyamanan kepada karyawan dalam bekerja.
2) Tujuan tata ruang kantor
a)
Memberikan kenyamanan kepada karyawan
b)
Memanfaatkan ruang kantor dengan maksimal
c)
Memudahkan arus komunikasi dan arus kertja
d)
Memudahkan dalam pengawasan
e)
Memudahkan dalam memberikan pelayanan
f)
Memudahkan gerakj karyawan dalam bekerja
g)
Memberikan rasa aman dan keleluasaan pribadi
h)
Menjauhkan dari kebisingan yang terjadi
i)
Memberikan pencitraan yang baik
3) Bentuk-bentuk tata ruang kantor
a)
Ruang kantor terbuka (open plan office)
Ruang kantor
terbuka (open plan office) adalah ruangan dimana semua kegiatan karyawan
dilakukan bersama-sama dalam satu ruangan tanpa dipisahkan oleh tembok ataupun
penyekat dari kayu.
Keuntungan
ruang kantor terbuka:
·
Mudah merubah ruangan
·
Mudah dalam berkomunikasi dan berkoordinasi
antar karyawan
·
Mudah dalam pengawasannya
·
Menghemat tenaga
·
Memudahkan penempatan, penggunaan dan perawatan
peralatan kerja
·
Memperlancar arus pekerjaan
·
Cahaya mudah masuk dan udara mudah beredar
Kerugian
ruang kantor terbuka:
·
Sulit melakukan pekerjaan yang bersifat rahasia
·
Kebisingan akan mudah terjadi sehingga
konsentrasi kerja terganggu
·
Karyawan kurang leluasa dalam hal yang
menyangkut pribadi.
b)
Ruang kantor tertutup Closed plan office)
Ruang kantor
tertutup adalah ruangan kantor dimana ruangan dipisahkan oleh tembok-tembok
atau penyekat yang terbuat dari kayu.
Keuntungan
ruang kantor tertutup
·
pekerjaan yang sifatnya rahasia dapat terjaga
·
pimpinan maupun karyawan dapat bekerja lebih
tenang
·
karyawan lebih leluasa dalam bekerja
Kerugian
ruang kantor tertutup
·
pengawasan lebih sulit karena terhalang sekat
·
cahaya sulit masuk dan udara lebih sulit beredar
·
perubahan tempat lebih sulit dilakukan.
c)
Ruang kantor semi tertutup
Ruang kantor
semi tertutup adalah ruang yang disekat hanya setinggi 1,5 meter.
·
Keuntungan ruang kantor semi tertutup adalah
untuk menjaga privasi kerja
·
kerugian ruang kantor semi tertutup adalah
perubahan tempat lebih sulit dilakukan.
4) Pedoman pembuatan tata ruang kantor
a) Asas-asas tata ruang kantor
·
Asas jarak terpendek
Tata ruang
yang baik adalah apabila dalam proses penyelesaian pekerjaan , penyusunan
tempat kerja karyawan dan penempatan alat-alat kerja menempuh jarak yang
sependek-pendeknya.
·
Asas rangkaian kerja
Dalam
menempatkan karyawan harus memperhatikan rangkaian kerja mereka. Karyawan yang
urutan kerjanya berdekatan harus ditempatkan berdekatan.
·
Asas penggunaan seluruh ruangan
Jangan
biarkan ada ruangan kosong yang tidak digunakan, karena akan menyebabkan
pemborosan dan tidak efisien
·
Asas integrasi kegiatan
Tata ruang
dan peralatan kantor harus disesuaikan dengan fungsi ruang yang digunakan.
·
Asas perubahan susunan tempat kerja
Perubahan
tempat kerja harus dilakukan supaya tidak monoton dan tidak membosankan.
·
Asas keamanan dan kepuasan karyawan
Ruangan yang aman
dan nyaman akan membuat karyawan dapat bekerja lebih maksimal.
b) Prinsip-prinsip tata ruang kantor
·
Bagian atau fungsi yang berhubungan ditempatkan
berdekatan
·
pekerjaan dilakukan secara berkesinambungan
dalam garis lurus
·
alur kerja harus sederhana
·
perlengkapan kantor diletakan dekat karyawan
yang menggunakannya
·
Sebaiknya meja dan kursi dalam satu bagian
memiliki ukuran yang sama
·
Sebaiknya tidak ada karyawan yang menghadap
cahaya langsung
·
Pekerjaan yang banyak berhubungan dengan
masyarakat sebaiknya ditempatkan dibagian depan
·
Pekerjaan yang mendatangkan kebisisngan
sebaiknya dijauhkan dari bagian yang lain.
c) Faktor-faktor yang mempengaruhi tata ruang
(1) Sistem pencahayaan
§
Natural
lighting
Adalah
pencahayaan yang berasal dari sinar mata hari dengan memanfaatkan dekorasi,
jendela, kaca, dinding dll.
§
Task
lighting
Adalah cahaya
yang digunakan untuk pekerjaan tertentu seperti menggambar.
§
Ambient
lighting
adalah cahaya
yang berasal dari lampu-lampu yang berada di langit-langit ruang kantor
§
Accent
lighting
Adalah pencahayaan
yang hanya digunakan pada ruang tertentu saja misalnya lorong atau area lain
yang memerlukan cahaya.
(2) Sistem warna
Macam-macam warna
§
warna primer yaitu warna pokok, merah, biru dan
kuning.
§
warna sekunder yaitu wrna yang dihasilkan dari
campuran warna pokok, misalnya orange mrp campuran wrna merah dan kuning.
§
warna tersier yaitu wrna yang dihasilkan dari
campuran wrna primer dan sekunder misalnya merah dengan jingga.
Arti warna dan efek psikologinya
§
merah artinya berani, mewahm dapat mendatangkan
energi, semangat, optimis, komunikatif dan dapat meningkatkan aliran darah
dalam tubuh
§
Kuning artinya kehangatan, cerah dapat
membangkitkan energi, mood dan vitalitas.
§
Hijau artinya alami dapat menyeimbangkan emosi
seseorang, segar, sejuk dan tenang.
§
Biru artinya harmonis, tenang mendatangkan
perasaan tenang, sejuk, damai.
§
Putih berarti orisinil, ringan, tentram namun
jika terlalu banyak dapat menimbulkan perasaan dingin. dll
Pertimbangan dalam memilih warna ruangan
§
ukuran ruangan
§
lokasi ruangan
§
lokasi bangunan
§
tipe ruangan
§
bentuk ruangan
§
tinggi ruangan
Keuntungan menggunakan wrna yang sesuai
§
kantor lebih menarik dan menyenangkan
§
ruangan tidak terlalu silau akibat cahaya yang
berlebihan
§
karyawan dapat bekerja lebih tenang, nyaman dan
gembira
§
produktivitas meningkat
§
karyawan merasa lebih lega
§
meningkatkan citra yang baik pada perusahaan
(3) Sistem pengaturan udara ruangan
Berikut
beberapa cara untuk mengatasi udara ruangan yang panas dan lembab
§
Menggunakan AC
§
Membuat ventilasi yang cukup
§
Memakai pakaian kerja yang sesuai dengan kondisi
ruangan
Keuntungan
pengaturan udara yang tepat antara lain:
§
karyawan lebih nyaman dalam bekerja
§
semangat kerja meningkat
§
kesehatan karyawan lebih terpelihara
§
produktivitas meningkat
§
kualitas kerja lebih baik
§
memberi kesan baik bagi tamu
(4) Sistem penataan suara
Selama
bekerja diperlukan suasana yang tenang. Suara yang gaduh dapat membuat karyawan
sulit berkonsentrasi pada pekerjaan.
Akibat
yang ditimbulkan karena ada kegaduhan di kantor antara lain:
§
konsentrasi terganggu
§
semamgat menurun
§
dapat terjadi gangguan mental/syaraf
§
karyawan tambah lelah
§
kesalahan kerja banyak terjadi
§
produktivitas kerja rendah
Untuk
mengatasi atau mengurangi kegaduhan tersebut dapat dilakukan beberapa hal
berikut:
§
ruangan diberi peredam suara
§
dibawah mesin tik diberi alas karet
§
memilih printer yang tidak terlalu bersuara
§
gerakan disiplin karyawan harus diperhatikan
§
pesawat telepon ditempatkan pada tempat khusus
B. Pengelolaam Sarana dan Prasarana Kantor
a. Pengadaan
Pengadaan
adalah semua kegiatan penyediaan sarana dan prasarana untuk menunjang
pelaksanaan tugas. Rencana kebutuhan sarana prasarana biasanya dibuat setiap[
tahun untuk satu tahun anggaran.
Hal-hal yang
perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan sarana dan prasarana kantor
antara lain:
1)
Gunakan prosedur pengelolaan sarana prasarana
2)
Tentukan jenis, kuantitas dan kualitas sarana prasarana
yang dibutuhkan
3)
Sesuaikan antara kebutuham dengan biaya yang tersedia
4)
Sediakan dan gunakan sarana prasarana dalam kegiatan
operasional
5)
Penyimpanan sarana prasarana
6)
Kumpulkan dan kelola data sarana prasarana
7)
Penghapusan dilakukan sesuai dengan prosedur yang
berlaku.
b. Penyimpanan
Adalah
kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung
hasil pengadaan barang/bahan kantor, baik berasal dari pembelian, instansi lain
atau yang diperoleh dari bantuan.
1)
Tujuan penyimpanan
a)
agar barang tiddak cepat rusak
b)
agar tidak terjadi kehilangan barang
c)
agar tersusun rapi sehingga mudah temukan jika
dibutuhkan
d)
memudahkan dalam pengawasan
e)
memudahkan dalam analisis barang
2)
Sebelum penyimpanan dilakukan sebaiknya memperhatikan
hal-hal berikut:
a)
Persediaan alat-alat pemeliharaan yang tersedia
b)
Pergudangan yang memenuhi syarat
c)
Sifat barang yang disimpan
d)
Sarana penyimpanan dan pemeliharaan
e)
Prosedur dan tata kerja
f)
Biaya yang tersedia
g)
Tenaga yang diperlukan
h)
Jangka waktu penyimpanan
3)
Cara penyimpanan
a)
Barang disimpan berdasarkan klasifikasi jenis
b)
Barang disimpan dalam keadaan bersih
c)
Barang disimpan dalam ruanagan yang cukup vendtilasi
d)
Barang disimpan di tempat yang memadai
e)
Barang disimpan rapi dengan kode yang telah ditentukan
f)
Barang harus terhindar dari dengatan matahari atau air
hujan
g)
Barang disimpan di ruangan yang terkunci
h)
Barang yang disimpan harus sudah dihiotung dan dicatat
di buku persediaan
i)
Barang yang dikeluarkan lebih cepat diletakan di bagian
depan
c. Pemeliharaan
Pemeliharaan
adalah kegiatan terus menerus untuk mengusahakan agar barang/bahan kantor tetap
dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai.
Tujuan
pemeliharaan sarana prasarana kantor:
1)
agar barang tidak mudah rusak
2)
agar barang tidak mudah hilang
3)
agar barang tidak kedaluarsa
4)
agar barang tidak mudah susut
5)
agar sarana prasarana selalu dalan keadaan bersih.
Pemeliharaan
sarana prasarana dapat dil;akukan dengan berbagai cara antara lain:
1)
Pemeliharaan berdasarkan waktu
a)
pemeliharaan sehari-hari
b)
pemeliharaan berkala
2)
Pemeliharaan berdasarkan jenis barang
a)
pemeliharaan barang bergerak
b)
pemeliharaan barang tidak bergerak
d. Inventarisasi
Inventarisasi
sarana dan prasarana kantor adalah semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh
data yang diperlukan mengenai sarana dan prasarana yang dimiliki.
Tujuan
inventarisasi
1)
agar peralatan tidak mudah hilang
2)
adanya bukti tertulis terhadap pengelolaan barang
sehingga dapat dipertanggungjawabkan
3)
memudahkan dalam pengecekan barang
4)
memudahkan dalam pengawasan
5)
memudahkan ketikla mengadakan kegiatan
mutasi/penghapusan barang
Untuk
memudahkan inventarisasi diperlukan buku-buku atau format-format pencatatan,
dimana masing-masing instansi belum tentu sama. Berikut beberapa contoh buku
inventarisasi barang:
1)
Buku induk barang inventaris
Merupakan buku
yang digiunakan untuk mencatat semua barang inventaris yang sudah/pernah
dimiliki oleh suatu kantor. Buku ini untuk mencatat barang yang tidak habis
pakai.
2)
Buku golongan barang inventaris
Adalah buku
pembantu yang digunakan untuk mencatat barang-barang inventaris menurut menurut
golongan yang telah ditentukan, masing-masing berdasarkan klasifikasi kode barang yang telah ditentukan.
3)
Buku catatan barang noninventaris
Merupakan buku
yang digunakan untuk mencatat semua barang non inventaris (barang yang belkum
diketahui statusnya) yang dimiliki oleh suatu kantor. Buku ini digunakan untuk
mencatat barang-barang yang habis pakai.
e. Laporan sarana prasarana
Laporan
saranaprasarana adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk melaporkan keadaan
sarana dan prasrana kantor, baik persediaan, mutasi maupun keadaan fisik dari
sarana prasrana tersebut dalam periode tertentu.
Fungsi
adanya laporan adalah:
1)
Sebagai bahan pertanggungjawaban
2)
sebagai pengendali persediaan
3)
memberikan informasi tentang barang yang tersedia dan
mutasi barang
4)
sebagai dasar/bahan dalam pengambilan keputusan
pimpinan.
Dalam
menyampaikan laporan sebaiknya dilampiri dengan:
1)
Bukti penerimaan barang
2)
bukti pembelian barang
3)
Bukti pengeluaran barang
4)
Kartu barang
5)
Kartaui persediaan
6)
Daftar inventaris
7)
Daftar rekapitulasi barang inventaris
Teknik
pembuatan laporan dapat disusun sebagai berikut:
1)
Memeriksa barang
2)
menghitung persediaam baeang awal tahun anggaran
3)
menghitung penerimaan dan pengadaan barang
4)
menghitung pengeluaran barang
5)
menghitung sisa persediaan
6)
mencatat mutasi barang
7)
melaporkan kepada tasan atau pimpinan.
V.
MENGIDENTIFIKASI PERSYARATAN
PERSONIL ADMINISTRASI PERKANTORAN
A. Pengertian Personil Kantor
Personil
kantor adalah orang-orang atau karyawan/pegawai yang menjalankan atau melayani
pekerjaan-pekerjaan dalam suatu organisasi/kantor pemerintah atau swasta untuk
mencapai suatu tujuan tertentu, dengan mendapat imbalan jasa berupa gaji dan
tunjangan. Seorang peonil kantor harus memiliki kepribadian dan kemampuan kerja
di bidang keahliannya.
B. Macam-macam Personil Kantor
a.
Administrator atau Petugas Pelaksana Administrasi
Adalah orang
yang menentukan garis-garis besar kebijakan dan tujuan yang harus dijalankan
oleh kantor sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan
yang telah ditetapkan.
b.
Manajer
Adalah orang
yang memimpin pelaksanaan kerja, menggerakan orang lain/para staf, mengelola
dan mendayagunakan uang, peralatan, sarana prasarana kantor untuk mencapai
tujuan yang telah ditetapkan.
c.
Staf atau Pembantu Ahli
Adalah para
tenaga yang karena kecakapan dan kemampuan dalam bidangnya, bertugas membantu
administrator dan manajer dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor
d.
Worker atau pegawai/pekerja
Adalah
karyawan yang langsung digerakan oleh manajer dalam melaksanakan
pekerjaan-pekerjaan kantor sehari-hari
C. Tugas dan Tanggung Jawab Personil Kantor
Secara umum
ada beberapa tugas dan tanggung jawab personil kanotr sebagai berikut:
a.
Kepala/pimpinan kantor bertugas memantau dan
bertanggung jawab terhadap kelancaran aktivitas kantor secara keseluruhan,
mengatur pembagian tugas pekerjaan personil, mengatur mekanisme kerja dan
perlengkapan kerja kantor sesuai kebutuhan.
b.
Administrator bertugas mengelola urusan rumah tangga
kantor dan bertanggung jawab mencatat dan menyimpan semua warkat atau surat
keluar dan surat masuk serta urusan kearsipan dan kepegawaian pada umumnya.
c.
Bagian keuangan bertanggung jawab terhadap pengelolaan
keuangan, mengatur arus kas keluar dank as masuk.
d.
Sekretaris, bertanggung jawab membuat agenda dan jadwal
kegiatan kerja pimpinan, juga untuk karyawan di bagian lainnya serta membuat
surat keluar.
e.
Penerima tamu/resepsionis bertanggung jawab atas
pelayanan terhadap tamu atau orang-orang yang mempunyai kepentingan terhadap
kantor, melayani telepon masuk dan keluar.
D. Perangkat kerja personil kantor
Umumnya
fasilitas kerja personil kantor antara lain meja dan kursi kerja, lemari
arsip/filing cabinet, alat tulis, kertas, komputer, mesin tik, pesawat telepon
dll.
E. Tahapan-tahapan Pengadaan Personil Kantor
a. Analisis jabatan (Job analisys)
Adalah suatu
kegiatan untuk memberikan analisa atau menganalisis pekerjaan-pekerjaan apa
saja yang harus dilakukan, bagaimana mengerjakannya dan mengapa harus
dilaksanakan. Analisis jabatan juga merupakan informasi tentang jabatan itu
sendiri dan syarat-syarat yang diperlukan untuk dapat menduduki jabatan
tersebut.
Manfaat
analisa jabatan adalah untuk memberikan informasi mengenai hal-hal yang
berhubungan dengan uraian pekerjaan (job description) spesifikasi pekerjaan
(job specification) dan evaluasi pekerjaan (job evaluation).
Selain itu
analisa jabatan juga berguna untuk:
1)
Perekrutan dan seleksi karyawan
2)
Kompensasi gaji karyawan
3)
Evaluasi jabatan
4)
Penilaian prestasi kerja karyawan
5)
Pelatihan (training0
6)
Promosi dan pemindahan karyawan
7)
Organisasi
8)
Memperkaya pekerjaan
9)
Penyederhanaan pekerjaan
10) Penempatan
karyawan
b. Rekrutmen
Adalah suatu
proses usaha untuk mencari dan mempengaruhi tenaga kerja agar mau melamar utnuk
lowongan kerja yang ada dalam suatu perusahaan atau instansi, baik instansi
swasta maupun pemerintah.
1) Penentuan dasar rekrutmen
Rekrutmen
harus berpedoman pada spesifikasi pekerjaan yang telah ditentukan untuk mengisi
jabatan tersebut. Spesifikasi pekerjaan harus diuraikan dengan jelas, sehingga
pelamar mengetahui kualifikasi apa yang dibutuhkan untuk mengisi lowongan kerja
tersebut. Misalnya, tingkat pendidikan, usia, jenis kelamin, dan kemampuan yang
dimiliki.
2) Penetuan sumber-sumber rekrutmen
a) Sumber internal
Yaitu tenaga
kerja/karyawan yang akan mengisi suatu lowongan kerja diambil dari dalam
perusahaan tersebut, dengan cara perpindhaan atau mutasi karyawan yang memenuhi
spesifikasi.
Kelebihan
sumber internal
(1)
Meningkatkan kinerja dan disiplin karyawan, karena
terdapat peluang untuk promosi
(2)
Loyalitas karyawan menjadi tinggi
(3)
Biaya rekrutmen dapat ditekan
(4)
Waktu perekrutan relative singkat
Kelemahan
sumber internal
(1)
Kurang membuka kesempatan untuk angkatan kerja baru
yang berada di luar perusahaan
(2)
Kurang ada wibawa bagi karyawan yang dimutasikan
b) Sumber eksternal
Yaitu tenaga
kerja yang akan mengisi suatu lowongan kerja diambil dari luar perusahaan,
antara lain melalui sebagai berikut:
(1)
Pelamar datang sendiri
(2)
Kantor Dinas Tenaga Kerja
(3)
Lembaga-lembaga pendidikan
(4)
Pemuatan iklan
(5)
Referensi seseorang/rekanan karyawan
(6)
Mengambil dari perusahaan lain
(7)
Nepotisme
Kelebihan
sumber eksternal
(1)
Kewibawaan karyawan yang diterima relative baik
(2)
Kemungkinan akan membawa sistem kerja baru
Kelemahan
sumber eksternal
(1)
Kurang ada kesempatan promosi bagi karyawan lama
(2)
Biaya rekrutmen relative besar karena akan ada biaya
iklan dan biaya tahapan seleksi
(3)
Waktu perekrutan lebih lama
(4)
Loyalitas terhadap perusahaan belum bisa diketahui.
3) Metode-metode Rekrutmen
a) Metode tertutup
Yaitu
pelaksanaan rekrutmen dikalangan terbatas, hanya untuk karyawan dan orang-orang
tertentu saja, sehingga lamaran yang masuk tidak banyak dengan demikian akan
sulit memperoleh karyawan yang baik.
b) Metode terbuka
Yaitu
pelaksanaan rekrutmen yang diumumkan melalui iklan di media massa. Hal ini
dilakukan untuk mendapatkan banyak lamaran, sehingga kesempatan memperoleh
karyawan yang baik dan andal menjadi lebih besar.
4) Kendala-kendala rekrutmen
a)
Kebijakan perusahaan tentang gaji
b)
Persyaratan jabatan yang banyak
c)
Kecilnya soliditas perusahaan
d)
Metode yang digunakan dalam rekrutmen
e)
Kondisi pasar tenaga kerja
f)
Kondisi lingkungan eksternal.
c. Seleksi
Seleksi adalah
tahapan kegiatan suatu perusahaan dalam rangka memiliki karyawan yang qualified
(berkualitas) sehingga pembinaan, pengembangan dan pengaturan karyawan menjadi
lebih baik.
1) Proses seleksi
Penyaringan –
tes – wawancara awal – evaluasi latar belakang dan referensi – wawancara
mendalam – tes kesehatan/fisik- pengambilan keputusan
2) Langkah-langkah seleksi personil kantor
a)
Seleksi administratif
Yaitu seleksi
persyaratan administrative sesuai kebutuhan dilihat dari berkas lamaran yang
dikirimkan.
b)
Penarikan tenaga kerja
Perusahaan
harus selalu memonitor bursa tenaga kerja untuk mengetahui penawaran dan
permintaan tenaga kerja yang dibutuhkan.
c)
Klasifikasi jabatan
Merupakan
dasar seleksi untuk mendapatkan tenaga kerja yang sesuai dengan persyaratan
yang telah ditetapkan untuk memegang suatu jabatan tertentu.
d)
Tes dan wawancara
(1)
Tes
Tes dapat
digolongkan beberapa macam yaitu:
§
Tes individu yaitu tes kemampuan yang dilakukan
secara perseorangan, biasanya dengan prkatik.
§
Tes kelompok yaitu tes kemampuan yang dilakukan
secara bersama, biasanya dengan praktik atau tertulis.
§
Tes intelegensi yaitu tes untuk mengetahui
tingkat kecerdasan
§
Tes kepribadian (personality test) yaitu tes
untuk mengetahui kepribadian pelamar
§
Tes minat (interest test) yaitu tes untuk
mengetahu minat pelamar
§
Tes bakat (aptitude test) tes untuk mengukur
bakat pelamar
§
Tes kesehatan (medical test) yaitu tes untuk
mengetahui kesehatan pelamar.
(2)
Wawancara
Tujuan
wawancara:
§
Memastikan bahwa pelamar benar-benar berminat
untuk bekerja
§
Memastikan data tertulis pelamar di dalam
formulir lamaran
§
Memastikan bahwa pelamar yang dipilih adalah
orang yang tepat sesuai persyaratan yang telah ditetapkan
§
Memberikan informasi kepada pelamar tentang
perusahaan, tentang jenis pekerjaan dan jabatan yang tersedia.
§
Ajang promosi bagi perusahaan.
e)
Penempatan personil kantor
f)
Setelah melalui proses seleksi, dan pelamar memperoleh
status sebagai karyawan kemudian ditempatkan pada jabatan tertentu.
3) Tujuan seleksi
Untuk
memperoleh karyawan yang :
a)
Qualified dan professional
b)
Jujur dan disiplin
c)
Inovatif dan bertanggung jawab
d)
Cakap dengan penempatan yang tepat
e)
Kreatif dan dinamis
f)
Berdedikasi tinggi
g)
Memenuhi syarat undang-undang perburuhan
h)
Dapat bekerja sama
i)
Dapat bekerja mandiri
j)
Mudah berkembang
k)
Mempunyai budaya dan perilaku malu
4) Kualifikasi seleksi
Kualifikasi
seleksi biasanya meliputi umur, keahlian, pendidikan, kesehatan fisik, jenis
kelamin, bakat, wajah, karakter, pengalaman, kejujuran, kerja sama,
kedisiplinan, inisiatif dan kreatif.
F. Syarat-syarat personil kantor
a. Persyaratan pengetahuan
Persyaratan
pengetahuan biasanya masih diukur dari tingkat pendidikan calon pekerja.
b. Persyaratan keterampilan
Seorang
personil kantor dinyatakan terampil bekerja apabila karyawan administrasi telah
mampu dengan baik melaksanakan tugas-tugas pelayanan yang mencakup enam
kegiatan yaitu menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan
menyimpan.
c. Persyaratan kepribadian
Syarat
kepribadian yang diperlukan oleh seorang personil kantor adalah sebagai berikut:
1)
Loyalitas yaitu kesetiaan terhadap perusahaan dan
pekerjaannya
2)
Tekun dan rajin yaitu setiap melaksanakan pekerjaan
selalu dikerjakan dengan sungguh-sungguh, cermat dan teliti.
3)
Kesabaran yaitu teliti, ulet dan tidak cepat putus asa
dalam melaksanakan pekerjaan
4)
Kerapian yaitu setiap pekerjaan dilakukan dengan baik,
rapid an tidak berantakan. Dapat pula diartikan sebagai rapi dalam berpakaian,
santun dalam bersikap.
5)
Dapat menyimpan rahasia.
G. Pelatihan dan Pengembangan Personil Kantor
a. Pengertian pelatihan dan pengembangan
Pelatihan
adalah kegiatan peningkatan kemampuan dan ketrampilan teknis karyawan untuk
melaksanakan pekerjaannya.
Pengembangan
adalah peningkatan kemampuan dalam pengambilan keputusan dan memperluas
hubungan manusia (human relation) bagi karyawan tingkat menengah dan atas
(tingkat manajerial).
b. Manfaat pelatihan
1)
Meningkatkan kinerja personil kantor
2)
Karyawan dapat berkembang dengan lebih cepat dan lebih
baik
3)
Karyawan akan mampu bekerja dan melaksanakan tugas
dengan baik, efisien dan efektif
4)
Karyawan diberi kesempatan untuk mengembangkan potensi
diri
5)
Pelatihan diharapkan mampu meningkatkan etos kerja
karyawan dan meningkatkan produktivitas perusahaan.
c. Jenis dan Tujuan Pelatihan
1)
Supervisory training
Adalah
pelatihan yang bertujuan membantu perusahaan untuk membimbing para karyawan,
dimana para peserta pelatihan ditugaskan sebagai instruktur untuk melatih para
karyawan.
2)
Administrative training
Adalah
pelatihan yang bertujuan memberikan pengetahuan etentang bagaimana mempraktikan
teknik-teknik kerja yang berhubungan dengan pekerjaan kantor
3)
Office Method Training
Adalah
pelatihan yang brtujuan melatih karyawan tentang bagaimana cara-cara melakukan
pekerjaan yang rutin, khususnya bidang kesekrtariatan
4)
Refreshing training
Adalah
pelatihan yang bertujuan memberikan penyegaran atas informasi tentang pekerjaan
yang sudah dimiliki oleh karyawan sebelumnya.
Tujuan
pelatihan secara umum adalah:
1)
Meningkatkan keterampilan dan pengetahuan karyawan
2)
Mengembangkan keahlian karyawan agar dapat bekerja
secara efisien dan efektif
3)
Mengubah dan membenuk sikap karyawan
4)
Mengembangkan semangat, kesenangan dan kemauan kerja
karyawan
5)
Memudahkan pengawasan terhadap karyawan.
d. Komponen pelatihan dan pengembangan
1)
Sasaran dan tujuan harus terukur jelas
2)
Materi disesuaikan dengan tujuan dan sasaran yang ingin
dicapai.
3)
Metode disesuaikan dengan kemampuan peserta pelatihan
4)
Peserta harus memenuhi syarat
5)
Para pelatih (trainers) harus memenuhi syarat.
e. Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam
pelatihan dn pengembangan
1)
Perbedaan masing-masing karyawan
2)
Hubungan dengan analisis jabatan
3)
Motivasi
4)
Seleksi peserta pelatihan
5)
Metode pelatihan dan pengembangan
H. Mutasi Personil Kantor
a. Pengertian mutasi
Mutasi adalah
proses pemindahan posisi/jabatan/tempat/pekerjaan seorang karyawan, baik secara
horizontal (rotasi kerja/transfer) ataupun vertical (promosi dan dmeosi) dalam
suatu organisasi
1)
Mutasi atas keinginan perusahaan
Alasan mutasi
ini biasanya sebagai berikut:
a)
Perusahaan sedang berupaya menjamin kelangsungan
pekerjaan karyawan tersebut dan menunjukan bahwa mutasi bukan hanya sebagai
hukuman
b)
Perusahaan ingin meyakinkan bahwa karyawan tidak akan
diberhentikan meskipun kurang cakap atau tidak mampu bekerja.
c)
Untuk penyegaran suasana, supaya tidak jenuh.
2)
Mutasi atas keinginan karyawan sendiri
Alas an mutasi
ini antara lain:
a)
Karyawan merasa sudah tidak sesuai lagi dengan bidang
tugas dan pekerjaannya
b)
Karyawan merasa lingkungan kerja sudah tidak sesuai
c)
Karyawan merasa sudah tidak bisa bekerja sama lagi
dengan teman sekerjanya bahkan atasannya.
b. Cara Mutasi
1) Horizontal (rotasi kerja/mutasi biasa)
Adalah
pemindahan karyawan dari satu posisi/jabatan/tempat/pekerjaan ke
posisi/jabatan/tempat/pekerjaan yang lain yang setara tanpa diikuti dengan
kenaikan atau penurunan jabatan.
Manfaat rotasi
kerja/mutasi biasa antara lain;
a)
Untuk memenuhi karyawan di bagian lain
b)
Untuk memenuhi keinginan karyawan disesuaikan dnegan
minat, keahlian dan bidang tugas serta kemampuannya.
c)
Untuk mengatasi rasa bosan dan jenuh
d)
Untuk memberikan motivasi kepada karyawan dalam mengembangkan
kemampuannya.
2) Vertikal
a) Promosi
Promosi adalah
pemidahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan lain yang lebih tinggi disertai
dengan wewenang dan tanggung jawab yang lebih besar.
Manfaat
promosi:
(1)
Untuk meningkatkan semangat dan gairah kerja karyawan
(2)
Untuk menciptakan persaingan yang sehat
(3)
Untuk membina jenjang karir karyawan
(4)
Untuk mengembangkan kemampuan karyawan
(5)
Untuk mengisi formasi jabatan tertentu dengan
memanfaatkan sumber daya manusia dari dalam perusahaan
(6)
Sebagai jaminan bagi karyawan bahwa setiap karyawan
akan diberi kesempatan untuk maju.
b) Demosi
Demosi adalah
pemindahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan lain yang lebih rendah dalam
suatu organisasi, sehingga wewenang, tanggung jawab, pndapatan dan statusnya
pun lebih rendah. Pada dasarnya demosi dapat terjadi karena beberapa hal,
antara lain:
(1)
Karyawan melakukan tindkan yang merugikan perusahaan
sehingga perlu diberi hukuman.
(2)
Membangkang.
(3)
Perusahaan sedang mengalami krisis keuangan sehingga
perusahaan melakukan reorganisaasi atau perampingan karyawan
(4)
Pengaruh dari keadaan pasar tenaga kerja, dimana suplay
melebihi permintaan
(5)
Karyawan tidak mampu mengerjakan tugas dan
pekerjaannya.
3) Macam-macam mutasi
a)
Ditinjau dari tempat kerja karyawan
(1)
Mutasi antar urusan
(2)
Mutasi antar seksi
(3)
Mutasi antar bagian
(4)
Mutasi antar biro
(5)
Mutasi antar instansi
b)
Ditinjau dari tujuan dan maksud mutasi
(1)
Production
transfer yaitu mutasi pada jabatan yang sama karena produksi di tempat yang
lama menurun
(2)
Replacement
transfer yaitu dari jabatan yang sudah lama dipegang ke jabatan yang sama
di bagian lain, untuk menggantikan karyawan yang belum lama bekerja atau
karyawan yang diberhentikan
(3)
Versatility
transfer yaitu mutsi dari jabatan yang satu ke jabatan yang lain untuk
menambah pengetahuan karyawan yang
bersangkutan
(4)
Shift transfer
yaitu mutasi dalam jabatan yang sama. Misalnya shift malam pindah ke shift
siang.
(5)
Remedial transfer
yaitu mutasi karyawan ke bagian mana saja untuk memupuk dan memperbaiki kerja
sama antar karyawan
c)
Ditinjau dari masa kerja karyawan
(1)
Temporary transfer
yaitu mutasi yang bersifat sementara untuk mengganti karyawan yang cuti atau
berhalangan
(2)
Permanent
transfer yaitu mutasi yang bersiofat tetap
I. Pemberhentian Personil Kantor
Pemberhentian
atau pemutusan hubungan kerja berarti berakhirnya ikatan antara karyawan dengan
organisasi/perusahaan.
a. Penyebab terjadinya pemutusan hubungan
kerja
1)
Karena karyawan melakukan kesalahan fatal terhadap
perusahaan.
2)
Karena perampingan karyawan
3)
Karena inisiatif sendiri
4)
Karena sudah mencapai usia pension
5)
Karena sakit
6)
Karena tidak cakap jasmani dan rohani
7)
Karena melakukan pelanggaran peraturan disiplin
karyawan
8)
Karena meninggal dunia
9)
Karena terkena wajib militer
10) Karena
terlibat partai terlarang
Tingkatan
pemberhentian dari perusahaan ada dua macam yaitu:
1)
Pemberhentian dengan hormat, misalnya karena pension
2) Pemberhentian dengan tidak hormat misalnya karena
karyawan melakukan kesalahan fatal
b. Hak dan kewajiban personil yang
diberhentikan
Pemberhentian
karyawan swasta laim disebut PHK dan karyawan negeri disebut pensiun, dan ini
akan menimbulkan hak bagi karyawan dan kewajiban bagi perusahaan/instansi. Hak
dan kewajiban itu biasanya berupa uang pesangon, uang jasa, dan uang ganti rugi
untuk karyawan sawasta dan untuk karyawan negeri berupa uang pensiun.
ariomsano/2012/smkn1kebumen
Tidak ada komentar:
Posting Komentar